Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen können zu Problemen mit seinen Kunden und dem Finanzamt führen. In diesem Artikel erläutern wir Dir die 12
Pflichtangaben für ordentliche Rechnungen.
12 Pflichtangaben für korrekte Rechnungen
1. Rechnungsersteller
Firmenname und Adresse des leistenden Unternehmens, also Du bzw. Dein Unternehmen.
2. Rechnungsempfänger
Firmenname und Adresse des Rechnungsempfängers, also Dein Kunde.
3. Steuernummer / Umsatzsteuer-ID Nummer
Steuernummer (vom Finanzamt) oder USt.-Id.Nummer (vom Bundeszentralamt für Steuern) des leistenden Unternehmens (Du bzw. Dein Unternehmen). Du kannst entweder eine der beiden Nummern wählen, oder beide Informationen auf der Rechnung angeben. Mit der USt.-ID bist Du immer auf der sicheren Seiten, denn diese benötigst Du bei Geschäften ins EU-Ausland.
4. Angabe "Rechnung" / "Gutschrift"
Es muss klar sein dass es sich um eine Rechnung bzw. eine Gutschrift handelt.
5. Rechnungsdatum
Datum, wann die Rechnung ausgestellt bzw. erzeugt ist.
6. Rechnungsnummer
Eine fortlaufende Rechnungsnummer (jede Nummer darf nur
einmalig vorkommen - Kombination von Zahlen und Buchstaben möglich - Abfolge der Nummern können Lücken aufweisen). Falls Du die Rechnungsnummern nicht als reine
laufende Nummer vergibst, muss die Vergabe der Rechnungsnummer eindeutig nachvollziehbar sein, insbesondere für einen Steuerprüfer. Also beispielsweise mit einer laufende Nummer pro Kundennummer
und Jahr oder pro Tagesdatum.
7. Leistungsdatum
Datum / Zeitraum der Leistungserstellung. Bei Waren ist dies der Tag der Lieferung, bei Dienstleistungen der Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde, also beispielsweise ein Datum, von/bis-Datum oder Monat. Bitte beachte zudem, dass das Lieferdatum bzw. das Leistungsdatum die Gewährleistung für Deine Waren und Dienstleistungen direkt beeinflusst.
8. Rechnungspositionen
Bezeichnung Ware / Leistung, Menge, Einzelpreis netto, Gesamtpreis netto.
9. Rechnungsbetrag netto
Rechnungssumme ohne Mehrwertsteuer.
10. Summe Mehrwertsteuer
Mehrwertsteuersumme(n) ausgewiesen pro Umsatzsteuersatz (19%, 7% etc.)
11. Brutto- / Zahlbetrag
Netto- Rechnungssumme plus Mehrwertsteuer.
Dies ist der Gesamtbetrag, den der Kunde bezahlen muss.
12. Zahlungsfrist
Datum, bis wann die Rechnung spätestens bezahlt werden muss. Wenn Skonto vereinbart wurde, muss zusätzlich die Skontofrist angegeben werden.
Zusammengefasst: Hier eine inhaltlich ordentliche Rechnung
Rechnungen schreiben mit Word oder Excel ist nicht mehr zulässig!
Rund 60% aller Selbstständigen und kleinen Unternehmen erstellen ihre Rechnungen immer noch mit Word oder Excel. Dies ist nicht nur ineffizient und fehleranfällig, sondern seit 01.01.2017 auch nicht mehr zulässig und strafbar (mehr Infos zu GoBD konformen Richtlinien findest Du in diesem Artikel).
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