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Rechnungen korrekt schreiben - Die 12 Pflichtangaben für ordentliche Rechnungen

Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen können zu Problemen mit seinen Kunden und dem Finanzamt führen. In diesem Artikel erläutern wir Dir die 12 Pflichtangaben für ordentliche Rechnungen.  Außerdem zeigen wir Dir mit welchem Werkzeug Du schnell und einfach GoBD konforme Rechnungen erstellen kannst.

Schlechte Buchhaltung. Ein Beispiel einer nicht korrekt gestellten Rechnung.
Hier ein Beispiel einer nicht korrekt gestellten Rechnung. Sicherlich entdeckst Du bereits viele Fehler, die bei dieser Rechnung gemacht worden sind. Doch kennst Du alle Pflichtbestandteile einer korrekten (ordentlichen) Rechnung?

12 Pflichtangaben für korrekte Rechnungen

1. Rechnungsersteller

 Firmenname und Adresse des leistenden Unternehmens, also Du bzw. Dein Unternehmen.

2. Rechnungsempfänger

 Firmenname und Adresse des Rechnungsempfängers, also Dein Kunde.

3. Steuernummer / Umsatzsteuer-ID Nummer

Steuernummer (vom Finanzamt) oder USt.-Id.Nummer (vom Bundeszentralamt für Steuern) des leistenden Unternehmens (Du bzw. Dein Unternehmen). Du kannst entweder eine der beiden Nummern wählen, oder beide Informationen auf der Rechnung angeben. Mit der USt.-ID bist Du immer auf der sicheren Seiten, denn diese benötigst Du bei Geschäften ins EU-Ausland.

4. Angabe "Rechnung" / "Gutschrift"

Es muss klar sein dass es sich um eine Rechnung bzw. eine Gutschrift handelt.

5. Rechnungsdatum

Datum, wann die Rechnung ausgestellt bzw. erzeugt ist.

6. Rechnungsnummer

Eine fortlaufende Rechnungsnummer (jede Nummer darf nur einmalig vorkommen - Kombination von Zahlen und Buchstaben möglich - Abfolge der Nummern können Lücken aufweisen).  Falls Du die Rechnungsnummern nicht als reine laufende Nummer vergibst, muss die Vergabe der Rechnungsnummer eindeutig nachvollziehbar sein, insbesondere für einen Steuerprüfer. Also beispielsweise mit einer laufende Nummer pro Kundennummer und Jahr oder pro Tagesdatum.

7. Leistungsdatum

Datum / Zeitraum der Leistungserstellung. Bei Waren ist dies der Tag der Lieferung, bei Dienstleistungen der Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde, also beispielsweise ein Datum, von/bis-Datum oder Monat. Bitte beachte zudem, dass das Lieferdatum bzw. das Leistungsdatum die Gewährleistung für Deine Waren und Dienstleistungen direkt beeinflusst.

8. Rechnungspositionen

Bezeichnung Ware / Leistung, Menge, Einzelpreis netto, Gesamtpreis netto. 

9. Rechnungsbetrag netto

 Rechnungssumme ohne Mehrwertsteuer.

10. Summe Mehrwertsteuer

Mehrwertsteuersumme(n) ausgewiesen pro Umsatzsteuersatz (19%, 7% etc.)

11. Brutto- / Zahlbetrag

Netto- Rechnungssumme plus Mehrwertsteuer.

Dies ist der Gesamtbetrag, den der Kunde bezahlen muss. 

12. Zahlungsfrist

Datum, bis wann die Rechnung spätestens bezahlt werden muss. Wenn Skonto vereinbart wurde, muss zusätzlich die Skontofrist angegeben werden.

Zusammengefasst: Hier eine inhaltlich ordentliche Rechnung

Rechnungen schreiben mit Word oder Excel ist nicht mehr zulässig!

Rund 60% aller Selbstständigen und kleinen Unternehmen erstellen ihre Rechnungen immer noch mit Word oder Excel. Dies ist nicht nur ineffizient und fehleranfällig, sondern seit 01.01.2017 auch nicht mehr zulässig und strafbar (mehr Infos zu GoBD konformen Richtlinien findest Du in diesem Artikel).

 

Wir empfehlen daher eine professionelle Software zum Rechnungen schreiben zu verwenden!


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So sehen übrigens die Masken aus, die zu dem obigen Rechnungs-PDF geführt haben


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