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Software selbst installieren oder aus der Cloud beziehen - Was ist die bessere Lösung für Selbstständige und kleine Unternehmen?

Du suchst eine passende Software für Dein Geschäft? Früher lag der Fokus darauf die einzelnen Anbieter nach ihren Funktionen zu vergleichen. Doch heute stellt sich auch für Selbstständige und kleine Unternehmen zu aller erst eine grundsätzliche Frage: Wo soll die Hardware stehen und wer verantwortet den Betrieb? In diesem Artikel erläutern wir Dir die Vor- und Nachteile von selbst installierter Software (On-Premise) und Cloud Software (SaaS).

Selbst installieren (on Premise) oder Cloud (SaaS)

Software selbst installieren und betreiben oder aus der Cloud beziehen

Selbst installierte Lösung (On Premise)

Bei einer klassischen Client-Server Lösung (On Premise) wird die jeweilige Software auf einem einzelnen Computer (bei Selbstständigen mit einem Arbeitsplatz) oder auf einem zentralen Server und mehreren Computern der Anwender (bei Unternehmen mit mehreren Arbeitsplätzen) installiert.

 

Die Anschaffung der benötigten Hardware ist Aufgabe des Kunden selbst. Das bedeutet: Der Kunde verfügt über Mitarbeiter mit IT-Wissen oder arbeitet mit einem IT-Dienstleister zusammen, der sich um solche Dinge kümmert.  

 

Vorteile

  • Maximale Kontrolle der eigenen Geschäftsdaten
  • Der Zugriff auf die Daten innerhalb des Firmennetzwerks ist unabhängig vom Internet möglich
  • Besserer Datenschutz: Sämtliche Daten bleiben im Unternehmen (keine Weitergabe an Cloudanbieter)
  • Langfristig sind interne Systeme günstiger (auch wenn Cloud-Anbieter dies anders darstellen)
  • Wenn man nur innerhalb des eigenen Firmennetzwerks und ohne Verbindung zum Internet agiert, dann erhält man technisch eine 100% Sicherheit vor Hackerangriffen.
  • Eigene Anforderungen sowie Schnittstellen zu anderen Systemen können einfacher umgesetzt werden (On Premise ist funktional flexibler als eine Cloud-Lösung)

Nachteile:

  • Eigenverantwortung für Betrieb (Verfügbarkeit, Updates, etc.) der Software (oder erhöhte Kosten für IT-Dienstleister). Besonders schmerzhaft, wenn die eigene Infrastruktur ausfällt und dadurch der Zugriff auf die Software nicht mehr möglich ist und es zu Datenverlust kommt, weil Datenbanksicherungen nur unzureichend durchgeführt wurden.
  • Die Anschaffung der Hardware (im Falle von Mehrplatz-Installation, falls noch nicht vorhanden) bedeutet erstmal Investitionskosten
  • Der Zugriff von außerhalb auf die Software innerhalb des Firmennetzwerks (z.B. für Home Office) lässt sich über das Internet einrichten, kostet aber Zeit und Performance und man macht sich damit ebenfalls angreifbar von außen
  • Mit selbst installierten Lösungen ist die Nutzung der Software mit mobilen Endgeräten in der Regel nicht möglich (und wenn dann mit zusätzlichen technischen Komponenten und mehr IT-Know-How)

Cloud Lösung (Software as a Service)

Eine Cloud-Lösung beinhaltet eine Anwendung, die dem Kunden als Online Dienst bereitgestellt wird. Dies wird als Software as a Service (SaaS) bezeichnet.

 

Dabei werden alle Daten auf externen Servern gespeichert und die Anwendungen von einem spezialisierten Rechenzentrum gewartet. Eigenes IT Know How wird nur wenig benötigt (evtl. für die Anbindung von Schnittstellen wie Active Directory oder anderen Systemen).

  

Vorteile

  • Weniger IT Know How notwendig
  • Schneller und einfacher Zugang von überall möglich: Lediglich ein funktionierender Internetzugriff, ein Webbrowser und falls Apps angeboten und genutzt werden ein mobiles Endgerät benötigt.
  • Die Cloud-Anbieter kümmern sich zuverlässig um den Betrieb (Datensicherungen, Wartung, Updates) der Anwendungen und versprechen je nach Vertrag eine sehr hohe Verfügbarkeit sowie ständige Aktualität.
  • Obwohl ein Hacker-Angriff auf große Rechenzentren eine größere Beute verschaffen, als bei kleinen Firmen, sind Cloud-Lösungen im Vergleich professioneller aufgestellt, als die eigene IT
  • Keine hohen Investitionskosten notwendig z.B. für Server und damit kurzfristig die günstigere Lösung

Nachteile:

  • Alle Geschäftsdaten beim Cloud-Anbieter. Besonders kritisch, wenn die Speicherung personenbezogener Daten außerhalb Deutschlands oder Europa stattfindet (Datenschutzrichtlinien dann nicht einhaltbar) 
  • Sehr starke Abhängigkeit dem Anbieter gegenüber 
  • Sollten mehrere Systeme im Einsatz sein, dann sind Schnittstellen zwischen den Systemen nur sehr schwierig und mit hohen Kosten umzusetzen
  • Ein Wechsel zu einem anderen Anbieter kann sehr hohe Kosten erzeugen, besonders wenn Daten exportiert und in das neue System migriert werden müssen
  • Mit der Zeit ist man selbst nicht mehr in der Lage eine eigene IT zu führen, da Know How verloren geht
  • Die Software bildet nur einen Standard ab und ist nicht flexibel auf individuelle Anforderungen anpassbar
  • Eine stabil funktionierende Internetverbindung ist permanent notwendig, um die Anwendung zu bedienen und auf seine Geschäftsdaten zugreifen zu können
  • Längere Wartezeiten (vor allem bei langsamer Verbindung) beim Bedienen der Software, da sämtliche Daten durch das Internet übertragen werden müssen
  • Nicht-Umwelt-Nachhaltig: Große Server brauchen viel Energie und müssen dauernd laufen. Dadurch haben sie einen großen Stromverbrauch und benötigen viele Ressourcen.

Fazit - Empfehlung

Sowohl die selbst installierte On-Premise-Lösung als auch das Cloud-SaaS-Prinzip haben Vor- und Nachteile.

 

Eine generelle Empfehlung, welches die bessere Variante ist, kann nicht ausgesprochen werden. Jedes Unternehmen muss für sich selbst entscheiden welchen Weg es gehen möchte. 

 

Die Entscheidung ob selbst installiert oder Cloud sollte möglichst zu Beginn einer Software-Auswahl getroffen werden, damit die Anbietersuche gezielter durchgeführt werden kann.


Du möchtest Deine kostbaren Geschäftsdaten nicht in die Cloud geben und bist auf der Suche nach einer passenden Software um z.B. GoBD konforme Rechnungen zu schreiben oder Deine Kunden effizienter zu bedienen?

 

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Hast Du Fragen oder benötigst Du Hilfe für Deine Softwareeinführung? 

Wir helfen Dir gerne weiter!