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Wie Du Projekterfolg durch klar formulierte Projektziele erhöhst

Du planst ein IT-Projekt in Deinem Unternehmen durchzuführen? In diesem Artikel erklären wir Dir, warum es wichtig ist klare Projektziele zu definieren. Außerdem geben wir Dir ein einfaches und simples Werkzeug an die Hand, um Deine Ziele optimal definieren zu können. 

Erfolgreiches Projektmanagement startet mit den Projektzielen

Projektziele definieren – Wie es leider oft in der Praxis läuft

Das Moderieren von Projektzielgesprächen kann relativ zäh und öde sein. Gewöhnlich beschäftigen sich Auftraggeber und Verantwortliche des Unternehmens in einer Projektzielebesprechung zum ersten Mal inhaltlich mit dem neu angedachten Projekt. Die Erwartungshaltungen der Beteiligten sind oft unvollständig, unausgereift sowie widersprüchlich. Dann kommt noch dazu, dass man wenig Zeit hat. Ein Termin sollte ausreichen, um Projektziele zu definieren. Für das Projektteam ist es doch sowieso besser, wenn nicht zu viele Rahmenbedingungen den Handlungsspielraum einengen. Resultat in vielen Fällen ist eine Auflistung von wirren und unklaren Vorgaben, welche die Basis für sämtliche weitere Aktivitäten im Projekt darstellen.

Die meisten IT-Projekte scheitern an unzureichend definierten Zielen

In Entwicklungsvorhaben ist die Vorgabe von klaren Zielen unverzichtbar, da sie beim Spezifizieren der Anforderungen unterstützen, sich auf die wesentlichen Dinge zu fokussieren. Ohne klar vorgegebene Projektziele wird das Projektteam immer entsprechende Unsicherheiten bezüglich des Projekt Scopes (Projektinhalts) haben. Dadurch werden auch Interpretationsspielräume geschaffen, die dem Auftraggeber nicht gefallen könnten. 

Nur wer Projektziele hat kann erfolgreich sein

Wir sind uns also an dieser Stelle einig, dass wir auf jeden Fall den Willen aufbringen müssen, Projektziele klar zu formulieren. Wenn Verantwortliche Deines Unternehmens anderer Meinung sind, dann musst Du als Projektverantwortlicher an dieser Stelle unbedingt hartnäckig bleiben. Wenn Du die Beteiligten von der Wichtigkeit von Projektzielen überzeugt hast, dann hast Du schon viel erreicht. Doch nun stellt sich eine andere Frage. Wie definiert man denn gute und klare Projektziele?

Schon Alice im Wunderland hatte Probleme ihre Ziele zu definieren

Schon Alice im Wunderland hatte Probleme ihre Ziele zu definieren

„Willst du mir wohl sagen, wenn ich bitten darf, welchen Weg ich hier nehmen muss?“ [Alice]

„Das hängt zum guten Teil davon ab, wohin du gehen willst.“ [Katze]

„Es kommt mir nicht darauf an, wohin.“ [Alice]

„Dann kommt es auch nicht darauf an, welchen Weg du nimmst.“ [Katze]

„Wenn ich nur irgendwo hinkomme.“ [Alice]

„Das wirst du ganz gewiss, wenn du nur lange genug gehest.“ [Katze]

Projektziele erfolgreich formulieren mit der SMART Methode

An dieser Stelle möchten wir Softwarepunks klarstellen: Wir halten nichts von zu sehr aufgeblasenen wissenschaftlich theoretischen Ansätzen, die in der Praxis zu kompliziert zum Anwenden sind und nichts taugen. Das Formulieren von Projektzielen ist in der Praxis tatsächlich nicht so trivial, wie es den Anschein hat. Daher empfehlen wir an dieser Stelle die SMART Methode anzuwenden. Sie ist sehr schnell zu verstehen und einfach anzuwenden. Mit ihr kann man auch definierte Projektziele qualitativ überprüfen und gegebenenfalls optimieren.

 

SMART bedeutet die Erfüllung folgender 5 Kriterien:

  • Spezifisch (unmissverständlich und eindeutig, damit alle Beteiligten die gleiche Vorstellung haben und keine Interpretationen zugelassen werden)
  • Messbar (Das Ergebnis muss konkret bewertet werden können z.B. konkrete Zahl, Prozentsatz, etc.)
  • Akzeptiert  (Ziele dürfen nicht zu leicht erreicht werden, da sie sonst nicht ernst genommen werden)
  • Realistisch (Ziele dürfen zwar schwierig, aber niemals unmöglich sein, da sonst keine Verpflichtung und Motivation das Ziel zu erreichen)
  • Terminiert (Zeitbindung ist die Voraussetzung dafür, dass Ziele überwacht und gesteuert werden können)

 Weitere Tipps aus der Praxis:

  • Beteilige alle, die für die Formulierung der Projektziele verantwortlich sind
  • Projektziele lösungsneutral formulieren
  • Projektziele sollten weder zu grob noch zu fein detailliert sein
  • Eine sinnvolle Größenordnung von Projektzielen liegt zwischen 5 – 10 Zielen

Fallbeispiel mit der SMART Methode: Mehr Effizienz im Angebotsprozess

Ich möchte mehr Effizienz im Angebotsprozess. Um nicht durcheinander zu kommen, gehen wir nachfolgend Schritt für Schritt die SMART Kriterien durch:

  • Spezifisch: Um effizienter zu werden, möchte ich meinen Angebotsprozess digitalisieren.
  • Messbar: Ich möchte, dass das Erstellen von maßgeschneiderten Angeboten für Kunden maximal 10 Minuten dauert.
  • Akzeptiert: Von 100 Angeboten im Monat werden mindestens 90% innerhalb von 10 Minuten erstellt.
  • Realistisch: Der Aufwand bei Neukunden ist viel höher als bei Bestandskunden. Das Ziel soll daher ausschließlich für Bestandskunden-Angebote gelten (Neukunden sind ausgenommen).
  • Terminiert: Das Ziel soll ab erfolgter Einführung der neuen Business Software gemessen werden. 

Und nun fassen wir die 5 Kriterien in ein fertiges SMART Ziel zusammen: Um effizienter zu werden, soll der Angebotsprozess anhand einer Software digitalisiert werden. Nach Einführung der Software sollen mindestens 90% aller Angebote an Bestandskunden  innerhalb 10 Minuten erstellt werden können.

Download SMART Vorlage

Wir haben eine kostenlose Vorlage für Dich erstellt. Diese soll Dir eine Hilfestellung für das Anwenden der SMART Methode in der Praxis geben. Hier kannst Du die Vorlage sofort herunterladen:

https://www.softwarepunks.com/gratis-vorlage-fuer-die-anwendung-der-smart-methode-bei-der-formulierung-deiner-projektziele/

Fazit

Ziele formulieren ist nicht einfach aber immens wichtig für den Projekterfolg. Als Projektleiter musst Du den Input der Verantwortlichen zwingend einfordern. Mit der SMART Methode definierst Du klare Projektziele und kannst eine Menge an Chaos im Projekt verhindern. Gehe dabei schrittweise vor. Ein Kriterium nach dem anderen. Zum Schluss führst du alles zusammen und formulierst Dein SMARTes Ziel.

 

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