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5 Schritte zur erfolgreichen Softwareeinführung bei kleinen Unternehmen (KMU)


Du möchtest Software in Deinem Unternehmen einführen und bist Dir unsicher wie Du am besten dabei vorgehst? In diesem Artikel geben wir Dir ein einfaches und gut anwendbares Verfahren an die Hand und erklären Dir welche Aspekte besonders zu beachten sind um erfolgreich zu sein. 

Erfolgreiche Software Einführung bei kleinen Unternehmen
Bild Source: pixabay.com

Die traurige Wahrheit: Die meisten Software Projekte werden nicht zufriedenstellend abgeschlossen oder scheitern komplett. Selbst bei kleinen Unternehmen kann eine Softwareeinführung eine äußerst komplexe und anspruchsvolle Aufgabenstellung sein, die oft unterschätzt wird.

 

Um es besser zu machen empfehlen wir nachfolgende 5 Schritte (Projektphasen) zu beherzigen:

  • 1: Projektvorbereitung
  • 2: Grobkonzeption
  • 3: Softwareauswahl
  • 4: Umsetzung und Einführung
  • 5: Laufender Betrieb  

Schritt 1: Projektvorbereitung

Sag mir, wie Dein Projekt startet und ich sage Dir, wie es endet. Die Projektvorbereitungsphase bildet das Fundament der Softwareeinführung. 

 

Projektleiter festlegen

Egal ob 3, 300 oder 3.000 Mitarbeiter betroffen sind. Jedes Projekt benötigt einen Haupt-Verantwortlichen, der sicherstellt dass Projektinhalte gemäß der Rahmenbedingungen umgesetzt werden. In manchen Fällen ist dies ein Fulltime Job, der in der Regel mehrere Monate ausgeführt werden muss. Je nach Größe des Projekts muss man hier genug Ressourcen einplanen.

 

Projektmitarbeiter benennen

Eine Softwareeinführung bedeutet nicht nur ein technisches System zur Verfügung zu stellen. Es geht hier vor allem um Change Management. Menschen müssen in der Regel anders arbeiten, als sie bisher gewöhnt sind. Dies kann zu Widerständen führen. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig Vertreter aus allen relevanten Abteilungen des Unternehmens zu berücksichtigen. Diese müssen ausreichend Gelegenheit bekommen sich in den verschiedenen Phasen der Softwareeinführung einzubringen.

 

Umgang mit fehlender Erfahrung im Unternehmen

Eine Softwareeinführung macht man nicht alle Tage. Je nachdem wie groß das Projekt ist, solltest Du Dir Gedanken machen, wie fehlendes methodisches, technisches oder fachliches Wissen nachgerüstet oder extern eingekauft werden sollte.

 

Formulierung Projektinhalte (Projektauftrag)

Wichtigste Inhalte des Projektauftrags sind:

  • Projektziele (wir empfehlen die SMART-Methode)
  • Erwarteter Liefer- und Leistungsumfang
  • Grobe Termine (Meilensteine)
  • Kalkuliertes Budget (was man bereit ist dafür zu bezahlen)

Oberste Grundregel: Kein Projekt ohne abgestimmte Projektinhalte zwischen dem Projektleiter und dem Auftraggeber. Der Projektleiter ist dabei verantwortlich für die Umsetzung des Projektinhalts zur Erreichung der Projektziele und unter Einhaltung von Budget- und Zeitvorgaben. Der Auftraggeber ist derjenige der den Projektinhalt später akzeptieren muss sowie für die Aufwände bezahlt (also der Geschäftsführer des Unternehmens oder ein Kunde sofern die Software eigens vertrieben wird)

 

Erwarteter Nutzen (Business Case)

Nur wer den Nutzen kennt, kann eine Einschätzung treffen ob sich die Einführung lohnt. Dabei geht es nicht nur um Kosteneinsparung und Automatisierung, sondern z.B. auch um Wettbewerbsvorteile, Umsatzsteigerungen, Etablierung neuer Geschäftsmöglichkeiten, schnellere Reaktion auf dem Markt, höhere Mitarbeitermotivation, höhere Qualität, mehr Transparenz, Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen etc.

 

Kick Off Projektteam

Nachdem die Projektinhalte und Rahmenbedingungen im Kernteam abgestimmt wurden kann es losgehen. Zuvor sollten aber noch alle Projektmitarbeiter in einem gemeinsamen Kick-Off Termin für das Projekt eingeschworen werden. Es können und dürfen seitens der Teilnehmer kritische Fragen gestellt werden. Bitte auch hier genug Zeit einplanen und Geduld mitbringen. Es ist wichtig, dass alle relevanten Mitarbeiter das Gefühl haben dabei zu sein und den übergreifenden Nutzen für das Unternehmen erkennen. 

 

Schritt 2: Grobkonzeption

Warum diese Phase so wichtig ist? Das Ergebnis der Grobkonzeption bildet die Grundlage für die Softwareentwicklung bzw. für die Softwareauswahl. Jedes zweite Software-Projekt scheitert aufgrund der Ziele und Anforderungen. Es ist daher zwingend sicherzustellen, dass sich jeder relevante Projektmitarbeiter (vor allem diejenigen die später damit arbeiten müssen) einbringen kann. 

 

Folgende Aspekte sollten im Rahmen der Grobkonzeption erarbeitet werden:

  • Fachlicher Kontext (Scope bzw. Rahmen) für das Projekt festlegen
  • Betroffene Geschäftsabläufe und Prozesse erfassen
  • Funktionale Anforderungen an zukünftige Software beschreiben
  • Technische Anforderungen an zukünftige Software beschreiben

Wenn das Vorhaben so komplex ist, dass man innerhalb des Unternehmens Schwierigkeiten hat, ein abgestimmtes und klares Konzept zu erstellen, dann kann es Sinn machen einen Experten extern zu beauftragen. Dieser kann bei Meinungsverschiedenheiten und Konflikten zwischen einzelnen Mitarbeitern schlichten. Außerdem weiß er auf welche Flughöhe es ankommt, um ein klares Konzept mit roten Faden zu erstellen.

  

Schritt 3: Softwareauswahl

Nachdem die groben Anforderungen an die Software festgelegt wurden, beginnt nun die Phase der Anbieter- bzw. Lösungsfindung.

 

Kriterienauswahl für Anbieterbewertung

Gleich zu Beginn solltest Du Dir Gedanken darüber machen wie Du Deine Anbieter später miteinander vergleichen möchtest. Hier gibt es kein richtig oder falsch. Gemäß verschiedener Studien sind die 4 Top-Kriterien bei der Software-Auswahl:

  • Flexible Anpassungsfähigkeit auf individuelle Anforderungen
  • Einfache Bedienbarkeit
  • Positives Nutzen-Kostenverhältnis
  • Leichte Inbetriebnahme der Software Lösung 

Anbieter und Produkt Marktrecherche

Alleine in Deutschland gibt es rund 1.000 Anbieter von Software für Unternehmen. Eine geeignete Auswahl zusammenzustellen kostet Zeit, die man unbedingt investieren muss. Bei der Marktrecherche kann man unter anderem wie folgt vorgehen:

  • Nach verschiedenen passenden Schlagwörtern bei Suchmaschinen recherchieren
  • Andere Firmen nach deren Erfahrungen befragen
  • IT- und Software Fachmessen besuchen
  • Auf Software Portalen nach geeigneten Lösungen suchen
  • Software-Berater beauftragen (nicht bei kleinen Projekten / Firmen)

Wir empfehlen bei den gefundenen Kandidaten einen Blick auf die Homepage. Wichtig ist sich von der Fülle der Angebote nicht erschlagen zu lassen und die eigenen Rahmenbedingungen nicht aus den Augen zu verlieren. Die Marketingmethoden der Anbieter sind oft besser als die Software selbst. Findest Du plötzlich Funktionen cool, die gemäß Grobkonzept gar nicht benötigt werden, bist Du bereits auf dem Irrweg. Wenn man das Konzept des Software-Anbieters nicht innerhalb der ersten 5 Minuten versteht oder das Gefühl hat es passt nicht zur Aufgabenstellung, dann sollte man den Kandidaten nicht weiter berücksichtigen.

 

Grobauswahl (Long List)

Hat man das Gefühl, dass eine weitere Marktrecherche keine neuen Erkenntnisse bringt, dann sollte man aus dem Topf der möglichen Kandidaten ein erste Grobauswahl treffen. Hierzu empfehlen wir folgendes Vorgehen:

  • Homepage Detail Recherche
  • Unverbindliche Anfragen bei den Anbietern (inkl. grober Preisindikation)
  • Webinare & Online-Präsentationen über den Funktionsumfang

Jetzt sollten maximal 5 - 10 Anbieter übrig bleiben, die man genauer unter die Lupe nehmen kann. Wichtig ist, dass Du die grundsätzlichen Konzepte der Anbieter verstanden hast (Funktionsinhalte, Lizenzierungsart, grobe Kosten, Betriebsmodell etc.) und Du grob beurteilen kannst was Du erwarten kannst und was nicht.

 

Feinauswahl (Short List)

Nun ist es an der Zeit dass sich Anbieter und Dein Unternehmen näher kennen lernen:

  • Einschätzung Machbarkeit (Verteilung des Grobkonzepts an die Anbieter)
  • Workshops mit Anbieter (Diskussion über Anforderungen und mögliche Lösungsszenarien)
  • (Online)-Demos der Software (unbedingt mit Bezug auf Dein Grobkonzept!)
  • Angebote einholen (Zusatzleistungen wie Entwicklung, Customizing, Schulung, Migration nicht vergessen)

Kommuniziere den Anbietern dass Du Dich bereits in einem fortgeschrittenen Status der Anbieterauswahl befindest. Dies wird die Motivation erhöhen Dir alle Informationen zu liefern, die Du benötigst. Sofern sich ein Anbieter schwer tut, Dir das benötigte Feedback zu geben, oder auch nicht den Anschein erweckt, dass ihn Deine Anfrage viel bedeutet, dann solltest Du ihn nicht weiter berücksichtigen. Es wird nämlich später bei der Einführung und beim Betrieb der Software nicht besser sondern eher schlechter. 

 

Jetzt sollten maximal 3 - 5 Anbieter übrig bleiben. Wichtig ist, dass Du Klarheit über die Umsetzbarkeit Deiner Anforderungen erhalten hast. Wenn Du sämtliche Funktionen einer Software kennst, der Anbieter aber im Gegenzug Dein Grobkonzept nicht, dann ist was falsch gelaufen. Sämtliche Workshops und Demos müssen Bezug zu Deinen Anforderungen haben.

 

Entscheidung

Die nun übrig gebliebenen Kandidaten sind Deine Favoriten. Für eine finale Entscheidung kannst Du wie folgt vorgehen:

  • Anbieterbewertung vornehmen (relevante Fakten wie Kosten, Erreichung der Ziele gemäß Grobkonzept etc.)
  • Testversionen (von maximal 1 - 3 Anbietern) den Kernanwendern für mindestens 2 Wochen zur Verfügung stellen
  • Ggfs. Angebots-Updates einfordern sowie individuelle Vertragsverhandlungen

Achte darauf, dass alle relevanten Projektmitarbeiter im Auswahl- und Testprozess eingebunden sind und ihre Meinungen (Stimmen) abgegeben haben. Auch bei einem kleinen Unternehmen mit nur wenigen Anwendern ist es für jeden wichtig zu verstehen, warum man auf die jeweilige Lösung im Unternehmen setzt (mit allen möglichen Vor- und Nachteilen). 

 

Schritt 4: Umsetzung und Einführung

Nach Auswahl des Partners beginnt nun die eigentliche Software Einführung. Folgende Arbeitsschritte sollten dabei in dieser oder ähnlichen Reihenfolge berücksichtigt werden:

  • Vorgehensmodell auswählen (agil, klassisch)
  • Projektmanagement etablieren und Projektplan erstellen
  • Umsetzungsfähiges Fachkonzept erarbeiten sofern Grobkonzept nicht ausreicht
  • Evtl. Prototypen bauen
  • Entwicklung inklusive Test und Abnahme
  • Bereitstellung / Integration / Installation der Software
  • Migration von Altdaten
  • Anwender- und Rollenkonzept
  • Schulung planen und durchführen
  • Go Live des Systems (Start der produktiven Arbeiten)

Oft geht man davon aus, dass der externe Partner schon alles regeln wird. Dies ist ein Trugschluss. Ähnlich wie beim Hausbau sollte der Bauherr (interner Projektleiter) genau überwachen, was die Handwerker (externe Partner) so alles bereitstellen und ob dies mit der Beauftragung zusammen passt. Plane eine ausreichende Testphase für die Abnahme der Software durch die Anwender ein. Unterschätze niemals die Punkte Schulung und den Umgang mit Altdaten (Migration).

  

Schritt 5: Laufender Betrieb

Das eigentliche Einführungs-Projekt ist zu Ende. Die Anwender arbeiten nun produktiv mit der neuen Software.

 

Support und Hilfe

Wenn es zu Problemen oder Fragen kommt, wo Handbücher und Online-Videos nicht weiterhelfen, ist eine Supporthotline durch den Anbieter unerlässlich. Auch sollte abgestimmt werden, welche internen Mitarbeiter mit der Hotline Kontakt aufnehmen können.

 

Neue Prozesse leben (Change Management)

Die neuen Prozesse in Verbindung mit der neuen Software müssen durch die Mitarbeiter gelebt werden. Arbeiten vereinzelte Mitarbeiter weiterhin wie gehabt oder bauen sich ein "Schattensystem" auf, dann ist dies ein Zeichen dafür, dass zu wenig Akzeptanz vorhanden ist. Eine klare Vorgabe ist hierbei Chefsache.

 

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Es ist wieder wie beim Hausbau. Auch wenn die Einführung der Software extrem erfolgreich war und alle Beteiligten zufrieden sind. Man wird im Vorfeld nicht an alles gedacht haben. Außerdem werden sich mit der Zeit neue Anforderungen ergeben, die man für die vorhandene Software umsetzen muss. Es ist daher wichtig ein Verfahren im Unternehmen zu implementieren, um Optimierungsvorschläge zu sammeln, zu bewerten und umsetzen zu lassen. Hierbei ist es von Vorteil, wenn der Anbieter extrem flexibel auf neue Anforderungen reagieren kann.   

 

Fazit

Abschließend möchten wir nochmals die wichtigsten Punkte zusammenfassen, die Du bei einer Softwareeinführung in Deinem Unternehmen beherzigen solltest:

  • Einen internen Hauptverantwortlichen benennen
  • Genügend Zeit für das Projektteam einplanen
  • Intern über Ziele und grobe Anforderungen abgestimmt sein
  • Bei Marktrecherche die eigenen Ziele im Kopf behalten und sich nicht von der Vielzahl der Angebote erschlagen lassen
  • Die Software mit Blick auf die eigenen Prozesse testen anstatt zu sehen was die Software so alles kann
  • Neben einmalige Kosten auch fortlaufende Kosten gegen halten
  • Migration von Altdaten und Schulung von Mitarbeitern nicht unterschätzen

Wir empfehlen Dir nur dann einzuführen, wenn Du zu 100 % überzeugt von einer Software-Lösung sowie dem Anbieter bist. Denn eine Software ist wie klebriger Dreck am Schuh. Einmal eingefangen, nur schwierig wieder loszubekommen.

Hast Du Fragen oder benötigst Du Hilfe für Deine Softwareeinführung? 

Wir freuen uns auf Deine Nachricht!