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7 Gründe warum Selbstständige und kleine Unternehmen zum Rechnungen schreiben eine Rechnungssoftware anstatt Word oder Excel verwenden sollten

Word und Excel werden immer noch gerne zum Rechnungen schreiben genutzt. Dabei verschafft man sich mit diesen Werkzeugen sehr viele Probleme. In diesem Artikel nennen wir Dir 7 Gründe, warum Du besser mit einer Rechnungssoftware arbeiten solltest.

Rechnung schreiben mit dem richtigen Werkzeug

Rechnungen schreiben mit einer Software anstelle von Word und Excel

1. Du arbeitest gesetzeskonform

Mit Word oder Excel Rechnungen zu schreiben entspricht nicht den Vorgaben der aktuellen GoBD-Richtlinien (gültig seit 01.01.2017).  

 

Eine Rechnungssoftware protokolliert die Aktivitäten der Anwender automatisch mit und stellt sicher, dass Rechnungen unveränderlich im System vorhanden sind. Damit ersparst Du Dir Ärger bis hin zu Strafen bei der Steuerprüfung.

 

Mehr Infos zu GoBD findest Du hier.

2. Deine Rechnungen sind korrekt gestellt mit allen Pflichtangaben

Mit Word und Excel erstellst Du manuelle Rechnungsvorlagen. Ändern sich gesetzliche Vorgaben und Texte, musst Du Dich selbst darum kümmern Deine Rechnungsvorlagen upzudaten.

 

Eine Rechnungssoftware ist immer auf dem aktuellsten StandMehr Infos zu Pflichtangaben für Rechnungen findest Du hier.

3. Deine Rechnungen wirken professionell

Mit Word und Excel verrutscht schnell mal ein Absatz oder der Seitenumbruch sieht furchtbar aus. Das Logo macht auch oft was es will.

 

Eine Rechnungssoftware spuckt dagegen immer ein perfekt sitzendes Rechnungs-Formular aus.

4. Du machst keine einfachen Fehler mehr

Mit Word und Excel musst du alles manuell eingeben. Das kostet nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Fehlergefahr. Denn die beiden Werkzeuge geben Dir weder Bescheid, wenn Du eine Rechnungsnummer mehrfach vergibst, noch dass Du Dich in einer Summe z.B. bei der Mehrwertsteuer vertippt hast. Und schon hast Du eine falsche Rechnung versendet, ohne dass Du es bemerkt hast.

 

Mit einer Rechnungssoftware passieren Dir keine einfachen Fehler mehr. Deine Rechnungen werden automatisch nummeriert, und sämtliche Beträge werden zuverlässig berechnet sowie korrekt ausgewiesen

5. Du bist viel schneller und effizienter

Zeit ist Geld. Als Selbstständiger oder kleines Unternehmen hast Du genug zu tun und solltest Dich nicht unnötig lange mit Rechnung schreiben rumärgern.

 

Mit einer Rechnungssoftware bist Du um ein vielfaches schneller, da viele Informationen z.B. Kunden- und Artikelstammdaten, Zahlungsziele, Preise usw. automatisch durch das Programm befüllt werden

6. Deine Kunden bezahlen schneller

Da Du Deine Rechnungen schneller erstellst und dabei keine einfachen Fehler machst, müssen Deine Kunden schneller bezahlen. Du verringerst damit Liquiditäts-Engpässe auf Deinem Bankkonto.

7. Du behältst den Überblick

Mit in Word oder Excel erstellten Rechnungen, musst Du zusätzlich eine Verkaufs-Liste manuell führen, sofern Du den Überblick über Deine Umsätze nicht verlieren möchtest.

 

Mit einer Rechnungssoftware brauchst Du nur die Rechnungsübersicht aufrufen und erhältst sofort Klarheit über Deine Umsätze sowie die Erkenntnis welche Belege überfällig sind oder bereits bezahlt wurden. 

Fazit - Unsere Empfehlung

Word und Excel sind als Werkzeuge zum Rechnungen schreiben nicht geeignet. Mit der passenden Rechnungssoftware erstellst Du schnell und effizient gesetzeskonforme Rechnungen

 

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