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Wie Du GoBD konforme Rechnungen erstellen kannst

Die Schonfrist für Unternehmer ist vorbei. Ab jetzt gibt es Strafen für Rechnungen, die mit Word oder Excel erstellt wurden. In diesem Artikel erklären wir Dir die wichtigsten Fakten zu GoBD. 

GoBD. Bei so vielen Richtlinien kann man schon mal den Kopf hängen lassen.
Lass den Kopf nicht hängen. Wir machen Dir GoBD konforme Rechnungen verständlich und geben Dir ein wertvolles Werkzeug an die Hand (Bild Source: pexels.com).

Was ist GoBD?

 

GoBD bedeutet:

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

 

 

Die GoBD legen also die Anforderungen an die Erstellung von Geschäftsdokumenten und die Aufbewahrung von Daten und Dokumenten fest. 

 

Dabei gibt es keine genauen Aussagen über Form, Inhalt und Umfang. Der Unternehmer kann selber entscheiden, wie er die Einhaltung der GoBD mit seinen betrieblichen Abläufen koordiniert – solange die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) eingehalten werden. 

Seit wann gelten gobd?

Seit dem 01.01.2017 können Unternehmen seitens der Finanzämter wegen nicht Einhaltung GoBD konformer Prozesse schmerzhaft bestraft werden.

Wer muss sich an die gobd halten und ist für verstöße verantwortlich?

Ausnahmslos alle Unternehmer die Rechnungen erstellen. Bei einer Prüfung wird immer das steuerpflichtige Unternehmen belangt (auch wenn dieses betroffene Arbeitsabläufe und Technik ausgelagert hat). 

was passiert wenn man gegen die gobd verstößt?

Wer die GoBD Grundsätze nicht einhält, kann im Fall einer Steuerprüfung Ärger bekommen. Denn wer gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung verstößt, dem drohen der Verlust des Vorsteuerabzugs oder eine Steuerschätzung.

 

was sind die anforderungen an gobd konformen rechnungen?

Eine GoBD konforme Arbeitsweise umfasst den Einsatz von Software gemäß GoBD, eine revisionssichere Archivierung und eine vollständige Verfahrensdokumentation. Im Wesentlichen sind folgende Vorschriften zu beachten, damit Rechnungen vom Betriebsprüfer nicht beanstandet werden:

  • Nachvollziehbarkeit
  • Nachprüfbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit
  • Zeitgerechtheit
  • Ordnung
  • Unveränderbarkeit

Warum sind Rechnungen mit word oder excel nicht gobd konform?

Rechnungen, die mit Word, Excel oder vergleichbaren Programmen erstellt werden, sind leicht veränderbar. Wenn Du die Rechnungen jetzt auch noch auf einem gewöhnlichen PC ablegst, wo Veränderungen im Dateisystem nicht dokumentiert werden, werden sämtliche GoBD-Grundsätze verfehlt. Da helfen auch die Umwandlung in ein PDF-Format oder eine zusätzliche Ablage der Rechnungen in Papierform nicht weiter.

Wie können Rechnungen gobd konform erstellt werden?

Am besten mit einer Business Software. Es gibt allerdings keine öffentliche Instanz, welche eine allgemein gültige Prüfung durchführt und somit eine Software nach GoBD-Konformität zertifiziert. Allerdings hast Du gute Argumente in der Hand, wenn Deine Business Software es nicht zulässt Rechnungen zu löschen und Aktionen der Anwender automatisch aufzeichnet.

Müssen E-mails mit rechnungen im anhang archiviert werden?

Nein, solange die E-Mails selbst keine geschäftsrelevanten Inhalte beinhalten, gelten sie als reines Übermittlungsmedium (vergleichbar mit einem Briefkuvert). 

und wenn man trotzdem rechnungen mit word oder excel erstellen will?

Du kannst weiterhin Excel und Word für deine Rechnungen verwenden. Jedoch müssen die entstehenden Dateien in ein sogenanntes DMS (Dokumenten-Management-System) überführt werden, welches entsprechend GoBD konform sein muss. Bitte beachte: Ein lokales NAS und normale Computer sind nicht GoBD konform, da hier jederzeit eine Veränderung herbeigerufen werden kann.

 

Vor allem für Selbstständige und kleine Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern stellen wir die Sinnhaftigkeit eines DMS-Systems stark in Frage. Wir empfehlen stattdessen in eine passende Business Software zu investieren, um effizienter und schneller arbeiten zu können. Word und Excel sind für viele Menschen tolle Büro-Werkzeuge. Aber Rechnungen und weitere Geschäftsbelege wie Angebote, Lieferscheine etc. damit zu erstellen, geht mit GoBD eben nicht mehr. 


GoBD konforme Rechnungen mit der Loesungsbox bereits ab 10 € pro Jahr

 

Mit der Loesungsbox verwaltest Du Deine Rechnungen GoBD konform:

  • Sämtliche Aktivitäten der Anwender können automatisch mitprotokolliert werden (Verfahrensdokumentation)
  • Belege können nicht einfach so aus dem System gelöscht werden, sondern müssen umgebucht werden
  • Kunden- und Lieferantenstammdaten können nicht gelöscht werden, wenn sie bereits Geschäftsbelege beinhalten
  • Fehlerhafte Rechnungen werden GoBD konform storniert  (Rechnung und Storno sind dabei transparent verlinkt)
  • Alle Belege werden als PDF-Dokumente erzeugt, die automatisch und unveränderbar in der Loesungsbox Datenbank abgelegt werden
  • Bei einer Prüfung durch Finanzbeamte bist Du in der Lage, stichhaltige Beweise zu Geschäftsvorfällen lückenlos vorzulegen 

gobd rechnungs Fazit - unsere Empfehlung an dich

Vergiss Word und Excel zum Rechnungen schreiben. Es ist nicht nur gesetzeswidrig, sondern auch extrem ineffizient und zeitaufwendig. Nutze die Gelegenheit, Dein Unternehmen mit einer Business Software zu digitalisieren. Deine Vorteile sind:

  • Mehr Effizienz
  • Arbeitserleichterung und Vermeidung von Fehlern
  • Verbesserte Auftragsabwicklung
  • Alle Informationen zentral an einem Ort
  • Kunden schneller und besser bedienen
  • Eine vollständige und gesetzeskonforme Dokumentation (GoBD)
  • Weniger Ärger mit Betriebsprüfer
  • Mehr Zeit und weniger Kosten 

 

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